究極のパーカーボールペン
システム手帳





ボールペンの使い方

仕事に生かす4色ボールペンの使い方

僕が仕事をやる上で4色ボールペンは絶対に外せない要素。

4色ボールペンが無いとかなり不便してしまうので常に使えるように、
自宅の机の引出に1本、仕事場の机に1本、かばんにも1本と3本を
常備している。

かれこれ5年以上ずっと実践している方法、
というか自然にできあがった仕事うまくやる為の自分流
4色ボールペンの使い方。

1.スケジュール帳・予定表

スケジュール帳や予定表には、日時が特定されるイベントを
書くようにしている。

大きく分けると黒赤は仕事、青緑はプライベートの予定の色。

こうやって色分けすることでスケジュール帳を見開いた時に
忙しい週や、少しトーンを落としてリフレッシュする週が
視覚的に捉えられてすごくいい。

 黒:仕事の予定・・・プロジェクトの打合せや特定の日時にする作業
 :重要な仕事の予定・・・社外での打合せやパワーのいる作業
 :自分や友達との予定・・・友達との飲み会や帰り本屋に寄るとか
 :嫁との予定・・・休日や帰宅後に嫁と過ごす予定

仕事を詰め込みすぎだなと思ったら青、緑を増やすようにする。
そうすることで自己管理をできるように心がけている。
(まぁ元々あんまり体が強くないのできっちり自己管理できて
いるとは言いがたいけど。。。)

ひとつ注意していることがあって、スケジュール帳には
作業に関連するメモなどは決して書かないようにしている。

メモレベルまで書いてしまうとごちゃごちゃして視覚的に
予定が捉えにくくなってしまう。

2.タスク

タスクは付箋にメモしてボードに張ったりノートにリスト化して
管理している。

付箋はすぐには手をつけないが忘れてはいけないタスクを記入、
ノートは一日一ページを割り当てて今日やることリストとして
記入する。

ノートに書いてあることをぜんぶこなせば家に帰れる。

 黒:普段やる通常のタスク
 :パワーのいるタスクやリスクの高いタスク、緊急を要するタスク
 :改善タスク、仕事として与えられていないが効率化の為のツール作成など
 :自主的に楽しんでやるタスク、勉強、期限がないタスク

ノートが毎日真っ赤だと明らかに効率の悪い作業ばかりをしている
ことがわかる。

そういうときは青を増やして作業を効率化してタスクの色を
赤から黒に落とせるように持っていく。

どうしても気がのらないときや仕事に集中できないときもある。
そういうときは思い切って緑を増やして無駄に一日を過ごさない
ようにする。

3.会議メモ

会議や打合せの時にとったメモは走り書きになったり、
量が膨大になったりして後から見たときよくわからなくなって
しまっていることが多い。

メモの種類に応じて色を分けてやることで、後から見直したときに
容易に思い出せるようになる。

 黒:普通のメモ
 :重要なメモ
 :あとで自分で考えるためのメモ、自分がやらないといけないこと
 :参考的なメモ、チームのメンバーや他の人がやってくれること

会議が終わったあとに一番ひっかかるのが、会議で決まったことに
対して結局の自分やチームのメンバーが何をやるかわからなくなって
しまうことがある。

議事録を作っても「あれ?○○さんがやってくれると思ってたのに」
っていうケースでけっこうな失敗をしてたりする。

まとめ

どの分野でも黒と赤には使役を青と緑には自主的な事柄に
関連付けている。

こうやって色分けをすることで何がうれしいかというと
状態を視覚的にとらえ、今後の方針を見直しバランスを
とることができる。

またボールペンの各色の減り具合も参考になる。

特定の色が極端に減っている場合、何かしら偏った行動をしている
ということになる。

たとえば赤ばかり減るようでは窮屈でいけないし、青や緑ばかり
減るようではご飯を食べていけない(笑)

要は日々気持ちよく仕事をするにはバランスが重要で、
嫌な仕事、好きな仕事、辛い仕事、楽な仕事など適度にまぜないと
いけない。

楽な仕事ばかりでは飽きてしまうし、辛い仕事ばかりでは
投げ出したくなってしまう。

SHCafe さんの「日々の暮らしとソフトウェア開発に関する話題」

ブログより


スゴイですね!
私なんか4色ボールペンの購入目的は「4色あって綺麗だな」ぐらいの
発想しかありませんでした。

文章を読んでいて、アンダーラインを引いたりする程度の色替えで
その時の気分しだいで4色を変えていました。

書棚の本を取り出して、開いてみましたら、色々な色を使って
アンダーラインや、文を囲んでいて見た目がカラフルなだけで
色分けに何の脈絡もありません。(笑)

今回は良い勉強をさせてもらいました。
今後に活かしたいと思います。



           
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